La contabilità continua (e anche un po’ analitica) (III)

Anche nelle piccole aziende si può applicare la contabilità continua?

Certo. Anzi, soprattutto in quelle di dimensioni più ridotte l’impatto e i risultati saranno maggiormente apprezzabili.

Sono però indispensabili, a nostro avviso, almeno i seguenti requisiti:

Sul secondo punto speriamo di potervi essere utili.

Riguardo al primo l’ideale è disporre di una persona (perché normalmente di una sola risorsa, massimo due, è composto il settore amministrativo nelle PMI, soprattutto nelle P(iccole) I(mprese)) dotata di competenze contabili, finanziarie e di controllo. Un unico soggetto che parli il linguaggio della partita doppia, abbia chiari i concetti nettamente distinti di “conto economico” e “cassa”, sia curioso, proattivo e intimamente convinto che anche l’amministrazione possa essere un ambito creativo. Dite che è difficile trovare persone così, uniche e “tripartite”? Come darvi torto ma, siate sinceri, avete mai ottenuto soddisfazione dalle cose facili della vita?

Considerate anche che certe competenze, oltre che con l’esperienza, si possono acquisire con il metodo e che i percorsi di crescita fatti insieme sono impareggiabili. Perché "le persone dimenticheranno quello che hai detto, non ricorderanno quello che hai fatto, ma non scorderanno mai come le hai fatte sentire" (Maya Angelou).

A riguardo del metodo, partiamo dal presupposto che non c’è un tempo per rilevare le operazioni aziendali e uno, nettamente distinto, per fare il bilancio (sia esso mensile, trimestrale o annuale). Le due fasi non sono separate ma strettamente collegate, sono di fatto le due facce della stessa medaglia: le registrazioni possono infatti essere eseguite in modo da subito funzionale alla redazione del bilancio.

Per questo diciamo che il bilancio si comincia a redigere il primo di gennaio dell’anno in corso. Basta tenere conto di questo semplice concetto per guardare le singole operazioni e vederle in una prospettiva diversa.

Consapevoli di non inventare niente (del resto nulla di nuovo sotto il sole, recitava già la Bibbia) suggeriamo un punto di vista forse meno usuale per alcune tipologie di movimentazioni e attività.

Costi del personale

Gli attuali programmi per la gestione del personale o, più limitatamente (si fa per dire) quelli che consentono l’assolvimento degli obblighi di legge in materia di lavoro, previdenza e assistenza sociale per i dipendenti, forniscono davvero una marea di informazioni relativamente al mondo dei lavoratori subordinati. Si tratta di dati preziosi per i responsabili delle risorse umane ma utilissimi anche per l’area Finance. Non è il momento per approfondire questo tema però per cui ci limitiamo a segnalare come, da qualunque fonte arrivino (ufficio del personale interno o consulente esterno), le cosiddette note contabili (o tabulati come si diceva un tempo) degli stipendi mensili contengono tutti gli elementi per effettuare registrazioni in partita doppia definitive.

Rilevando infatti, oltre ai tipici oneri del mese (salari degli operai, stipendi degli impiegati e dei dirigenti, contributi previdenziali, …) le componenti collegate e non ancora liquidate, si dispone sostanzialmente in “tempo reale” del costo complessivo del personale di competenza del periodo.

Ci riferiamo a:

Con qualche accorgimento e valutazione in più (in stretta collaborazione con la direzione) si potrebbe pure contabilizzare l’eventuale quota di premio di risultato fissa (e magari anche quella variabile) in corso di maturazione. Ma adesso non esageriamo.

Con sole dodici (corpose) registrazioni all’anno il contabile/controller/tesoriere si toglie il fastidio delle registrazioni relative al personale dipendente, notoriamente le più complicate.

Ratei attivi e passivi

Con i costi del personale abbiamo introdotto l’argomento dei ratei.

Facciamo qualche ulteriore passo per completarlo.

I ratei sono quote di costi o di ricavi di competenza dell’esercizio in corso che non hanno ancora avuto la loro manifestazione numeraria. Siamo rimasti affezionati a questa definizione appresa sui banchi di scuola che però, a distanza di anni, ci pare ancora perfetta. Parliamo dunque di ratei quando la manifestazione numeraria (il pagamento o l’incasso in sostanza) avviene posticipatamente al momento di maturazione del costo o del ricavo. Post = rateo. Ante = risconto. Scusate la digressione, questa non è una lezione di ragioneria.

I ratei passivi riguardano dunque i costi e sono, come è intuitivo, di norma più qualitativamente numerosi di quelli attivi al contrario relativi ai ricavi generati dall’azienda.

Le tipologie di costi che possono generare ratei passivi variano da azienda ad azienda in funzione delle specificità della stessa o, semplicemente, dalla tipologia di contratti per servizi stipulati. Di norma però, oltre agli oneri per il personale, si riferiscono a:

L’importante non è tanto l’elenco delle spese quanto la modalità di contabilizzazione immediata che suggeriamo. La difficoltà è rappresentata dalla probabile assenza del documento contabile in quanto la controparte tende a emetterlo a maturazione del corrispettivo compiuta.

Si può dunque agire utilizzando come “pezza d’appoggio” il piano di ammortamento del debito (caso a) sopra elencato) o il contratto (l’ordine o documento analogo) del servizio (caso b)).

In corrispondenza della data di inizio maturazione del costo si effettua la registrazione:

Costo specifico a Ratei passivi.

L’importo da rilevare sarà pari alla quota di competenza del periodo di cui si intende redigere il bilancio. Sempre in riferimento a questo periodo potrà essere necessario stornare parzialmente o totalmente l’operazione a inizio del periodo successivo. Questo però è un aspetto abbastanza articolato che meriterebbe di essere approfondito a parte.

Analogamente ma con “segno opposto” (Ratei attivi a Ricavo specifico) si agisce per la rilevazione degli eventuali ricavi per prestazioni di servizi che maturano col tempo, per esempio noleggi e abbonamenti. In questo caso non dovrebbe mancare la documentazione contrattuale interna idonea per eseguire la registrazione.

Si tratta di tecniche concettualmente semplici che presuppongono però la volontà forte di superare abitudini comportamentali consolidate e, a nostro parere, ormai superate. L’obiezione principale all’adozione di modalità nuove è spesso motivata dalla convinzione che si impiega più tempo come se la velocità (in realtà la fretta) fosse un valore a prescindere dalla correttezza e dalla completezza delle informazioni, spesso determinanti per prendere decisioni. E comunque siamo certi che il bilancio (è il caso di usare questo termine) del tempo complessivo impiegato sia per lo meno in pareggio.

Per proseguire il viaggio nella contabilità continua vi invitiamo a seguirci nei prossimi articoli.