Il controllo di gestione scomposto (IV)
Continuiamo la panoramica operativa sul controllo di gestione scomposto con un altro possibile ambito di analisi e approfondimento.
Le fideiussioni
Ma intanto: si scrive fideiussioni o fidejussioni? Secondo l’Accademia della Crusca, è la “i” ad averla avuta vinta sull’arcaica “j”.
E ora torniamo a noi.
Come noto, le fideiussioni sono strumenti finanziari utilizzati dalle aziende per garantire il completamento di un progetto o l’adempimento di un obbligo contrattuale nei confronti di terzi. Spesso a un’impresa di servizi che opera su commessa, soprattutto se si rivolge alla pubblica amministrazione, è richiesto di presentare idonee garanzie fideiussorie per partecipare a gare (bid bond) o per eseguire i progetti acquisiti (performance bond).
Il tema è molto importante e può necessitare di una struttura organizzativa dedicata se i valori gestiti, soprattutto in relazione alla numerosità delle commesse, sono rilevanti.
Occorre disporre di affidamenti adeguati (da parte di banche o di compagnie di assicurazione) e di procedure efficienti per ottenere nei tempi, spesso stringenti, le garanzie necessarie.
Ovviamente le fideiussioni hanno un costo di cui si deve tenere conto sia rispetto al conto economico aziendale che a quello della singola commessa.
A questo proposito vi rimandiamo a quanto abbiamo già avuto modo di scrivere a proposito di contabilità di commessa.
A nostro avviso è bene che l’argomento fideiussioni sia conosciuto dai principali responsabili aziendali anche se, secondo Albert Einstein, "l’immaginazione è più importante della conoscenza."
Dunque cosa può esserci di meglio di un report ad hoc prodotto con cadenza periodica adeguata (da annuale a mensile)?
Per rimanere in tema, immaginiamo dunque le colonne e i contenuti di quello che può essere espresso attraverso una semplice tabella Excel.
Identificazione della fideiussione:
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Banca o compagnia assicurativa che emette la fideiussione.
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Numero identificativo della garanzia.
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Importo.
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…
Beneficiario della fideiussione:
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Soggetto a cui è stata rilasciata la fideiussione.
Causale della fideiussione:
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È la ragione per cui è stata emessa la fideiussione (progetto, gara, commessa, …) con consigliata distinzione preliminare tra le categorie “provvisorie” e “definitive”.
Scadenza e durata della fideiussione:
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Data di emissione.
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Data di scadenza.
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Eventuale specificazione della durata (trimestrale, semestrale, annuale, …).
Condizioni e limiti della fideiussione:
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Importo massimo garantito dalla fideiussione.
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Eventuali restrizioni o condizioni specifiche associate alla fideiussione.
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Clausole di esclusione o di limitazione della responsabilità della banca o della compagnia assicurativa.
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…
Commissioni e provvigioni:
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Costi e provvigioni pagati per l’emissione (con previsione delle eventuali rate successive alla prima).
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Calcolo degli eventuali risconti attivi (se il report ha anche un orientamento contabile).
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Eventuali spese accessorie associate alla gestione della fideiussione.
Oltre alle informazioni di base appena viste, possono essere forniti ulteriori dati sempre espressi in forma tabellare oppure descritti come note puntuali alle singole garanzie oppure ancora esposti in documenti di commento integrativi.
Per esempio si può trattare di quanto segue.
Utilizzo della fideiussione:
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Eventuali, e sempre non auspicabili, richieste di pagamento presentate dal beneficiario (con indicazione dell’importo richiesto e del motivo).
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Risposta della banca o della compagnia assicurativa alla richiesta di pagamento.
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…
Valutazione del garante:
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Valutazione della banca o della compagnia assicurativa emittente (servizio clienti, tempi di risposta, affidabilità, economicità, ...).
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Altri tipi di feedback operativi.
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…
Piani di azione:
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Azioni correttive per mitigare i rischi identificati.
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Piani per ottimizzare l’utilizzo delle fideiussioni e ridurre i costi associati (attività ovviamente importante).
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…
Nel report poi non può mancare una sezione dedicata all’analisi dei trend:
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comparazione con periodi precedenti relativamente agli importi complessivi delle fideiussioni rilasciate e ai costi per provvigioni e spese sostenuti.
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Confronto tra l’incidenza delle garanzie provvisorie e quelle definitive.
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Confronto tra tipologie di garanti (assicurazioni e banche).
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…
Vi rimandiamo a un ulteriore contributo per un ultimo esempio operativo di controllo di gestione scomposto.