Il controllo di gestione e il costo del personale: il report economico (III)

Ripartiamo dall’articolo precedente con i dati a disposizione e tentiamo di comporre un report sul costo del personale.

Naturalmente si tratterà di un suggerimento perché i numeri possono essere estratti, composti e divulgati in molti modi diversi da parte di ogni singola azienda.

La periodicità

Come minimo il documento dovrebbe essere redatto una volta all’anno prendendo a riferimento i dati ufficiali di bilancio.

Un report intermedio semestrale è sicuramente più utile.

Se non c’è la necessità di redigerlo con cadenza mensile, suggeriamo comunque la periodicità trimestrale come giusto compromesso.

Lo strumento

Partiamo dal presupposto che un report non è mai fatto soltanto di tabelle, numeri e (in ambienti più evoluti) grafici ma necessita come minimo di didascalie e commenti.

Excel e Word o meglio, Word integrato da tabelle Excel è, a nostro avviso, una buona base di partenza relativamente allo strumento da utilizzare.

Per maggiore eleganza e pluralità di stili grafici ci si può rivolgere a Power Point (o altre applicazioni analoghe).

Ovviamente i numeri possono derivare anche da software dedicati (quello per la redazione dei cedolini, per esempio) o da più sofisticati programmi di Business Intelligence. In questo caso le dotazioni informatiche oggi disponibili consentono, quasi sempre con estrema facilità, l’estrazione e la trasposizione delle informazioni in altri files.

A documento completato, riteniamo opportuno renderlo non modificabile trasformandolo in un “pdf”.

Confronto dei dati

Qualunque siano i dati che vengono riportati sul report è necessario contestualizzarli in ambito temporale confrontandoli con periodi precedenti e, magari, con scenari prospettici futuri.

Pensiamo ai seguenti raffronti minimi:

Le differenze tra periodi vanno espresse in valori assoluti e percentuali.

Ovvietà (voi dite) non così ovvie però (diciamo invece noi sulla base delle nostre esperienze).

Consideriamo necessario riportare almeno un essenziale commento per connotare i “delta”: è bene infatti evitare di dare per scontato che i dati si spiegano da soli. È onere (e onore) di chi redige i testi facilitarne al massimo la comprensione ai lettori, chiunque essi siano. Almeno questo è il nostro pensiero. E ci pare anche quello, ironicamente impareggiabile, di Umberto Eco ne “Quaranta regole per scrivere correttamente in italiano”: esprimiti siccome ti nutri.

Proiezioni

Abbiamo poc’anzi accennato a ipotetici scenari futuri.

Nell’ottica di anticipare le situazioni si consiglia di “immaginare” cosa potrà succedere ai costi, visto che di questi stiamo parlando.

Se non si dispone di informazioni più puntuali e/o non esistono dinamiche particolari che ne sconsigliano l’impiego, banalmente si può effettuare una proiezione lineare del dato.

Molto pragmaticamente cioè il costo trimestrale può essere trasformato in annuale, moltiplicandolo per quattro. Il risultato non dovrà essere preso per oro colato ma, piuttosto che niente è meglio piuttosto.

Infatti, a nostro avviso, ogni analisi di dati a consuntivo dovrebbe costituire la base per ragionamenti prospettici in modo da consentire ai vari responsabili aziendali (dal capo reparto all’amministratore delegato) di prendere adeguate decisioni.

I numeri generali

Trovare su un foglio (cartaceo o virtuale) una tabella con, per esempio, le seguenti informazioni:

organizzata per periodi temporali e con l’evidenziazione di differenze tra i periodi stessi, a questo punto sarà quasi un gioco da ragazzi e potrà anche far scaturire (in molte più aziende di quanto si possa pensare) la più ovvia delle considerazioni: ma perché non ci abbiamo pensato prima?

I numeri derivati e di dettaglio

Se poi si “incrociano” i valori monetari con quelli quantitativi (delle ore retribuite, per esempio), a cascata si ottiene una serie utile, spesso determinante, di parametri e indicatori. Tra di essi il più ovvio è il costo medio orario con il quale il direttore HR con il CFO e/o il controller possono davvero incidere sulla gestione aziendale.

Ma di questo parleremo in un prossimo articolo.

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