Il controllo di gestione e il costo del personale: il report economico (II)

Riprendiamo il tema del controllo di gestione riguardante il personale parlando del report economico sugli oneri relativi ai dipendenti.

Non ci stancheremo di ripetere che la conoscenza dei dati a consuntivo è fondamentale per affrontare il futuro. E ciò perché questo concetto non è così ovvio e diffuso come dovrebbe, soprattutto in certe tipologie di aziende.

Perché perdere tempo (che è sempre troppo poco) con ciò che è successo invece di dedicarsi interamente all’oggi e a ciò che verrà? è un’obiezione che ci è capitato sovente di ascoltare e contro cui abbiamo dovuto argomentare talvolta, purtroppo, con poco successo.

Da affermazioni del genere all’”abbiamo sempre fatto così” il passo è davvero breve, quasi impercettibile.

Ma andiamo oltre. 

L’articolazione dei costi del personale

Abbiamo già detto che quello delle risorse umane è un universo e, come tale, per essere affrontato deve essere sezionato. Ciò vale anche per ciò che concerne gli oneri che lo riguardano.

Ai classici costi per “salari e stipendi” di scolastica memoria si affiancano, con crescente frequenza, quelli che potremmo definire “accessori” ma che proprio secondari in realtà non sono.

Distinguiamo dunque almeno due grandi categorie:

Innanzitutto un po’ di progettazione

È chiaro che stiamo innanzitutto parlando di raccolta dati e, soprattutto, di livello di dettaglio delle informazioni che si vuole analizzare. Si tratta cioè di progettazione contabile. Avremo modo di parlarne più specificamente in futuro.

Qui ci limitiamo a sottolineare come ogni report sia di più o meno facile redazione in funzione dei dati che si intende esaminare. Si tratta di temi essenziali del controllo di gestione che abbiamo già affrontato (per esempio relativamente all’impostazione della contabilità di commessa) che valgono però, come stiamo vedendo, per ogni area aziendale.

È necessario infatti, tramite la stringente collaborazione tra CFO, controller e direttore del personale, definire a monte come impostare i conti di contabilità generale e di analitica. E, come già proposto, sarebbe molto utile partire dall’organigramma…

Insomma stiamo parlando degli elementi fondanti del sistema amministrativo aziendale e di uno dei suoi pilastri: il piano dei conti.

La prima scelta da fare, come al solito in funzione delle dimensioni, dell’organizzazione e della tipologia di azienda, è di stabilire se puntare sulla centralità della contabilità o invece deviare verso il mondo extra-contabile.

In questo caso il ruolo rappresentato dall’Ufficio del personale (più o meno strutturato) o del Consulente del lavoro a cui si affida l’impresa possono indirizzare la decisione.

Di certo c’è che ogni moderno programma di elaborazione dei cedolini (o buste paga se preferite) è in grado di fornire una incredibile quantità di informazioni granulari. Il problema non è infatti la carenza di dati, tutt’altro, ma i criteri e i modi con cui vengono raccolti.

Un’ipotesi pratica di “infrastruttura contabile”

Immaginiamo di aver risolto i problemi di impostazione della raccolta dati e concentriamoci su un’ipotesi di impostazione “strutturale” propedeutica alla realizzazione dei report di analisi di cui stiamo parlando.

Abbiamo dunque deciso che intendiamo esaminare le informazioni per le categorie di dipendenti presenti in azienda. E cioè, per esempio:

Inoltre ci interessa analizzare la distribuzione delle risorse (e dei relativi costi) per settore:

Potremmo addirittura spingerci a classificare i dipendenti per funzione:

Appare chiaro già da subito che le articolazioni possono essere numerose. Ci fermiamo qui però.

Costi per retribuzioni e contributi

Le voci legate alle retribuzioni possono essere “seguite” in modo più o meno dettagliato. Per esempio:

Le voci legate ai contributi possono seguire pedissequamente l’articolazione delle retribuzioni imponibili su cui vengono calcolate oppure limitarsi all’ente percettore. Per esempio:

Altri costi per il personale

Gli altri costi del personale sono di norma al di fuori della “riserva HR” e, pur essendo  gestiti e/o generati comunque dall’Ufficio del personale (ma non è del tutto scontato che sia così), si manifestano nella contabilità generale. A nostro avviso è buona cosa “ricondurli all’ovile” del settore Risorse umane e l’occasione è rappresentata dalla redazione del report economico di cui stiamo trattando.

Pensiamo, usualmente, alle seguenti voci di spesa ma l’elenco è ampiamente approssimato per difetto:

Immaginiamo dunque di aver definito i “contenitori” e di averli “riempiti di numeri”.

Siamo ora pronti per comporli in documenti (cartacei e/o digitali) divulgabili in azienda.

Nel prossimo articolo proveremo a esaminare come fare.

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